Todos son más que la suma de las partes

Tomando como premisa que en equipo todo se logra, el personal de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Nacional Experimental del Táchira, dependencia adscrita al Vicerrectorado Administrativo y dirigida por la ingeniero Marisol Sánchez, cumple  mes a mes innumerables procesos con el propósito de agilizar los trámites solicitados por la Oficina de Planificación del Sector Universitario/ OPSU,  a fin de darle celeridad a los pagos, pese al momento país y lo precario de los sueldos y salarios dados por el ejecutivo nacional.

En la anterior entrega, Trabajo y esfuerzo de todos arroja óptimos resultados http://goo.gl/PEuwSj, se explica en gran medida aspectos referidos a la Evaluación del Presupuesto Ordinario, nómina regular o la llamada “Maqueta”, la cual  contempla detalles y variables que serán expuestos con mayor precisión en esta entrega.

Todos suman a la “Maqueta”

Los integrantes del Departamento de Nómina son el jefe, Luis Roa; las analistas Olga Pérez, Carolina Zambrano, Brisma Meza y Alejandra Moncada,  donde cada uno realiza una importante labor para lograr el éxito total en el trabajo final.

Olga Pérez, es la encargada de todo lo relacionado con la nómina de personal administrativo fijo, que incluye sueldo, cesta ticket, prima por hogar,  prima de profesionalización, apoderado judicial, prima de antigüedad, disponibilidad, prima de responsabilidad y los aportes que son descuentos.  Ella indicó que durante el mes deben hacerse nuevos ingresos y ajustes de la nómina que maneja en la “Maqueta”, por cuanto se presentan variables  por las diferentes formas en las cuales los miembros de este personal reciben pagos.

Por su parte, es Alejandra Moncada la responsable de la nómina del personal docente ordinario, por intercambio, jubilado y pensionado, siendo la responsable de carga en la Maqueta los detalles referidos a los pagos de cada una de las figuras de los docentes  y sus variables.

De la misma forma, Carolina Zambrano lleva todos los pagos que reciben los obreros fijos y contratados; igual lo hace Brisma Meza con el personal con la figura de Servicios Especiales y con todos los pagos que ellos reciben, los cuales cambian por diversas variables, que son tomadas en cuenta y explicadas una vez se realiza el proceso del cargado de información en la “Maqueta”.

Es de resaltar que el trabajo que se realiza en la llamada “Maqueta”,  inicia y cierra en el Departamento de Nómina y es, al momento en que se cancela la misma, cuando se empieza a trabajar en la siguiente. Dentro de las opiniones de este valioso grupo de personas que como un sólido equipo trabaja,  resalta Brisma Meza, quien indica que “la Maqueta se maneja como la nómina, pues si se genera algún movimiento como un retroactivo, debe ir sustentado en la misma,  pues son aspectos que hacen variar la nómina y por ende la “Maqueta”, como lo son: ingresos de docentes, cambios de dedicación, asensos, primas de profesionalización, obtención de jefatura. Todos los meses se hacen movimientos por retroactivo en cualquiera de las primas, haciendo que  todo influya en la “Maqueta”, esta no es estática, se guía sobre un resumen central, estos son los datos que van en la “Maqueta”;  es decir,  todos los movimientos generados en la nómina del mes se reflejan el monto total”.

Resaltaron las analistas, que cada caso es particular en cualquiera de las nóminas;  y por ende,  si hay variables en su figura, genera cambios en la información cargada en la “Maqueta”. Por ello, se trabaja llevando las variaciones tanto en la nómina normal para luego ser reflejado en la “Maqueta” que solicita el MPPPEU, el cual debe llevar de forma explícita el justificativo o comentario del por qué se hizo ese movimiento en esa columna.

Algunas inquietudes

¿El trabajo de llenado de la misma siempre ha sido difícil y engorroso o ha cambiado con el paso de los meses?

El grupo de analistas, junto al jefe Luis Roa, coincidieron en responder que al principio el levantamiento de la misma fue engorroso y complicado, pues se desconocía la información, lo único que llegó fue una especie de instructivo a través del correo sin mayor explicación, sin argumentos para el llenado, las inquietudes surgieron en la marcha, arrojando como resultado detalles y errores; por ende, la necesidad de hacer el llenado nuevamente y justificado del mismo, motivo por el cual no llegaron los recursos a la universidad para ser cancelados a tiempo.

¿La “Maqueta” es viable,  aporta beneficios, es oportuna llenarla para agilizar el trabajo, o simplemente es poco productiva?

A esta inquietud respondieron, que llenarla es la forma que tiene la OPSU de verificar la partida 401 con los gastos que se están manejando en la universidad  en los diferentes componentes. Además, en un trámite burocrático, que retrasa los procesos de la institución, pues antes solo se necesitaba que desembolsaran el dinero y se pagaba. Lamentablemente, si no se manda la “Maqueta” no van a llegar los recursos y menos serán pagados los sueldos. Ellos se han tomado la molestia de revisar mes a mes cuáles fueron las variantes, si cambió o no cambió, movimiento hecho debe ser totalmente justificado".

¿Cómo es la comunicación con los encargados de recibir la Maqueta de la UNET en la Opsu, qué tipo de relación tienen?

A esta pregunta comentaron que "correos y van correos vienen, y apenas revisan lo enviado empiezan a informar que no les cuadró; en ese momento, el jefe de nómina habla con las analistas y se deben hacer la modificaciones de inmediato para ser ajustadas, pues todo está centralizado por Caracas, ellos dicen desde allá qué debe ir y que no".

¿Qué se requiere para que se cumpla con el desembolso del dinero mes a mes?  

Los requerimientos son varios, y se espera que se desembolse continuamente como lo han realizado hasta el mes de diciembre. Estos requisitos son, entre otros, saldo en bancos, cada mes se debe enviar un listado del soporte de las cuentas bancarias, a través der un reporte escaneado PDF de Tesorería. De la misma forma, se debe enviar un resumen de pago por cada tipo de nómina de lo que genera el Departamento Administrativo adscrito a la Dirección de RRHH, tales como: docentes, administrativos y obreros fijos, docentes libres e interinos, obreros y administrativos contratados, obreros de vigilancia y las pensiones de sobrevivientes. En cada resumen se indica lo pagado por frecuencia de cargos por cada una de las nominas de la institución, y se presenta un resumen de la institución.

Puntualmente ¿qué lleva entonces la “Maqueta? y si llega el dinero ¿cuándo se paga?

La llamada “Maqueta”, comprende un cuadro de Excel que lleva una serie de requerimientos que contempla toda la información de carácter salarial y todos los aportes patronales, como lo son Caja de Ahorros, Fondo de Jubilaciones, Seguro Social, Ley de Política Habitacional, Ley de Paro Forzoso, beneficios socioeconómicos y  Bono de Alimentación.

Refiriéndose al pago mensual, resaltó  Roa,  que  el dinero que llega, máximo en dos días, se cancela ya que es la orden del vicerrector administrativo, profesor Martín Paz; si es necesario,  se cubren horas extra,  pues aquí a  todos nos beneficia hacer el trabajo, que  se hace con dedicación.

¿Cuál es su trabajo específico?

Yo agrupo todos los datos en una sola “Maqueta”, en un solo proceso, y la envió para que el primer día de cada mes a  las 7 de la  mañana esté en la OPSU; en primer termino, no nos avisan nada. Sé por conversaciones que luego el coordinador del equipo de trabajo de la OPSU , distribuye a todos los analistas las maquetas de las diferentes universidades, es tanta información que llega que ahora solicitaron enviarla a otro correo en el cual debe ser identificada con el número o código de cada universidad.

¿Qué refleja la hoja de Excel /Maqueta que usted envía y que verifica la gente de la OPSU?

En lo que yo envío, debe coincidir  el resumen de gasto con concepto de gasto del personal, este debe ser el mismo pues, de lo contrario, alguna partida no lleva estructura presupuestaria y si no la lleva perjudica a la universidad. Al momento del desembolso, OPSU verifica ambos, manda el  resumen  y la frecuencia de cargo no se puede pasar de la cantidad que se maneja como  plataforma de personal que son 2 mil 300 en total; esta cantidad fue la aprobada en diciembre del 2015, y si la misma varía,  debe hacerse la exposición de motivos de su variación, si fue por jubilación, por permiso no remunerado, por renuncia, etc.

¿En la Maqueta qué se debe programar?

En la maqueta va lo que se tiene programado y se va a ejecutar en el mes siguiente; por ejemplo, si necesitas un suplemento recibirás el dinero de pagarlo si lo planeaste, si no, tendrás un pendiente por rendir, de allí los créditos adicionales, los procesos administrativos los controlan desde Caracas . La persona encargada de presupuestos en la Dirección de Recursos Humanos es Adriana, ella  monta la modificación presupuestaria, debido a que ninguna nómina se corre si no hay  respaldo presupuestario; por ello, una vez llegan los recursos, se monta la modificación para alimentar el presupuesto y luego es que se corre el procedimiento de pago.

El trabajo desarrollado por el equipo de trabajo de Nómina, en todas sus faces para llenar la “Maqueta” ¿En qué nos beneficia?

Es una función adicional, más trabajo, es burocrático, la idea es controlar más el proceso administrativo de la universidad,  para contar en qué se gasta cada moneda. Ahora, se trabaja el día a día sobre la Maqueta, es más delicado y se tiene que estar actualizando,  y si se obvió algún pago, incluirse en la “Maqueta” del mes siguiente y con el explicativo completo. Sin embargo, es un requisito indispensable para recibir los recursos para funcionamiento y pago de sueldos.

Todo lo expuesto por los integrantes del Departamento de Nómina y Departamento Laboral, dan muestra del inmenso e importante trabajo desarrollado por cada miembro de la Dirección de Recursos Humanos, jefes, directores y autoridades de la Universidad, a fin de agilizar los procesos de pago, a pesar de las trabas y limitaciones que cada día se hacen a los procesos administrativos de la Universidad. Texto: Jenny Contreras/Fotos: Manuel García.

Departamento Laboral